Dalam kegiatan PADAMU NEGERI Tahun 2014, yang kemudian lebih saya sukai dengan penyebutan Verval NUPTK 2014, ada proses perubahan data yang mesti dilakukan. Misalnya: penyesuaian ijazah dari semula SMA/sederajat menjadi S1 dan S1 menjadi S2. Atau, yang lebih pasti adalah penambahan Riwayat Mengajar dari semula proses Verval NUPTK 2013 hanya sampai Semester 2 Tahun Pelajaran 2013/2014, perlu diperbaharui dengan penambahan Riwayat Mengajar Semester 1 Tahun Pelajaran 2014/2015.
Setiap perubahan data akan bermuara pada permintaan sistem untuk menjadikan perubahan tersebut menjadi permanen, yang ditandai dengan munculnya peringatan:
Anda telah melakukan PERUBAHAN DATA, perubahan tersebut bersifat SEMENTARA
BPSDMPK-PMP Kemdikbud hanya menggunakan data PADAMU yang PERMANEN sebagai acuan.
dengan tiga pilihan di bawahnya: Jadikan PERMANEN, Cek Kembali, atau Batalkan Seluruh PERUBAHAN DATA, seperti tampilan di bawah ini:
Jadikan PERMANEN : Perubahan data akan di-permanen-kan
Cek Kembali : perubahan data akan dicek kembali
Batalkan Seluruh PERUBAHAN DATA : membatalkan perubahan data
Bila telah yakin dengan validitas data, silahkan pilih dan selanjutnya akan tampil konfirmasi Pengajuan Perubahan Data. Perhatikan bagian Data Baru yang menunjukkan perubahan yang tadi dilakukan. Bila masih ada kekeliruan yang memerlukan editing kembali, silahkan pilih batal. (Catatan: di sini saya menggunakan gambar pengajuan data guru kelas 6 karena pada saat saya mengajukan punya saya sendiri, saya belum sempat menyimpan dokumentasi prosesnya)
Bila yakin perubahan data sudah sesuai seperti yang dikehendaki, silahkan klik kotak kecil di samping kiri pernyataan. Pengaktifan tanda centrang/contreng di kotak tersebut secara otomatis akan mengaktifkan tombol Setuju & Cetak Ajuan.
Pilih Setuju & Cetak Ajuan yang akan memunculkan jendela pencetakan. Disini, saya menggunakan fasilitas Microsoft XPS Document Writer atau menggunakan file PDF di Goole Crhome agar selain bisa mencetak, saya juga memiliki file-nya.
Hasilnya? S12a sudah kita miliki. Perhatikan bagian-bagian yang saya tandai:
No. 1: nama surat/formulir
No. 2: alamat pengiriman surat
No. 3: token
No. 4: lampiran perubahan data
Nama surat/formulir tersebut adalah S12a atau Surat Pengajuan Perubahan Data Rinci PTK. Apa bedanya dengan S12b dan S12c? S12b adalah Surat Pengajuan Perubahan Data Rinci Kepala Sekolah sedangkan S12b adalah Surat Pengajuan Perubahan Data Rinci Pengawas Sekolah.
Alamat pengiriman surat menunjukkan kemana surat tersebut mesti diserahkan. Begitu juga dengan token yang tertera, yang akan digunakan oleh Operator/Admin Dinas untuk melakukan validasi, seperti Operator Sekolah melakukan validasi data PTK dengan memasukkan token yang terdapat dalam surat/formulir yang diterima dari PTK.
Artinya, proses permanen data yang tadi dilakukan masih bersifat sementara sampai dipermanenkan oleh Admin Dinas.
Bagaimana kita bisa mengetahui tindakan permanen data oleh Admin Dinas setelah kita menyerahkan S12a?
Setelah Admin Dinas menerima S12a dan melakukan permanen data, maka Admin Dinas akan menerbitkan Surat Tanda Bukti Persetujuan Perubahan Data Rinci atau S13. Sebagai contoh, saya tampilkan S13 yang saya terima atas S12a yang saya ajukan.
Lingkaran hijau menunjukkan kode surat sedangkan kotak merah menunjukkan nama saya sebagai penerima surat tersebut.
Dari sini bisa ketahui bahwa proses permanen data akan berhasil setelah dipermanenkan oleh Admin Dinas. Ini berarti, selama S12a belum diserahkan kepada Admin Dinas dan kita belum menerima S13 (baik cetak ataupun file) dari Admin Dinas, kemungkinan besar data yang akan muncul adalah data lama atau sebelum dipermanenkan.
Demikian sekelumit penjelasan S12a. Semoga bermanfaat.
